KPD Wiejak i Wspólnicy sp. j. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
Osoba, która zauważyła sytuację naruszenia lub zagrożenia bezpieczeństwa danych osobowych, czyli incydent, zobowiązana jest niezwłocznie poinformować o tym Administratora lub osobę upoważnioną.
Informację o pojawieniu się zagrożenia można przekazać osobiście, telefonicznie lub pocztą elektroniczną. Taka informacja powinna zawierać imię i nazwisko osoby zgłaszającej oraz zauważone ryzyka.
O naruszeniu ochrony danych osobowych mogą świadczyć ślady występujące w obszarach pomieszczeń lub miejsc przechowywania, sprzętu informatycznego, systemów informatycznych i programów.
Działania po otrzymaniu zgłoszenia
Po otrzymaniu zgłoszenia o wystąpieniu okoliczności wskazujących na możliwość naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych Administrator lub osoba przez niego upoważniona podejmuje następujące kroki:
- stwierdzenie, czy rzeczywiście doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, w tym sprawdzenie okoliczności zdarzenia i wyjaśnienie jego przyczyny;
- w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych - powiadomienie odpowiednich organów, zabezpieczenie dowodów oraz podjęcie działań mających na celu zaprzestanie dalszego rozprzestrzeniania się zagrożenia;
- usunięcie skutków incydentu i przywrócenie stanu sprzed incydentu.
Raportowanie i analiza incydentów
Administrator lub osoba przez niego upoważniona określa na podstawie zebranych informacji przyczyny zaistnienia incydentu.
Z przeprowadzonej czynności Administrator lub osoba przez niego upoważniona sporządza raport z naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych.
Administrator lub osoba przez niego upoważniona odpowiada za przeprowadzenie przynajmniej raz w roku analizy zaistniałych incydentów w celu określenia skuteczności podejmowanych działań wyjaśniających i naprawczych oraz działań zwiększających bezpieczeństwo systemu informatycznego i minimalizujących ryzyko kolejnych incydentów.